Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок обработки и защиты персональных данных, осуществляемой Обществом с ограниченной ответственностью «ЛЮДИ. СИСТЕМА. РЕЗУЛЬТАТ» (далее — «Оператор», «Агентство»), действующим под коммерческим обозначением HR FREE BRAND.

1.2. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон о персональных данных»), Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.3. Настоящая Политика является общедоступным документом и размещается в постоянном доступе в сети Интернет по адресу https://hrfreebrand.ru/privacy.html.

1.4. Действие Политики распространяется на все персональные данные, обрабатываемые Оператором как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств, независимо от того, получены ли они через сайт https://hrfreebrand.ru (далее — «Сайт») или иным способом.

1.5. Сайт является информационным ресурсом, посредством которого Оператор рассказывает о своих услугах и принимает заявки на их оказание. Сайт не является площадкой для размещения вакансий и резюме, не содержит личных кабинетов соискателей, не публикует персональные данные соискателей и не обеспечивает заключение сделок между третьими лицами.

1.6. Реквизиты Оператора:

• полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «ЛЮДИ. СИСТЕМА. РЕЗУЛЬТАТ»;
• сокращённое наименование: ООО «ЛСР»;
• ИНН 9731162797, КПП 773101001, ОГРН 1267700134635;
• адрес: 121500, г. Москва, кв-л 100, д. 1, к. 1, кв. 815;
• адрес электронной почты: info@hrfreebrand.ru;
• телефон отдела продаж: +7 910 008 55 08; телефон отдела подбора: +7 910 008 44 08.

1.7. Ответственным за организацию обработки персональных данных является генеральный директор Оператора.

1.8. Оператор внесён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, на основании уведомления, направленного в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

1.9. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Действующая редакция размещается на Сайте. Дата редакции указывается в начале документа.

2. Термины и определения

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

2.3. Пользователь — физическое лицо, посещающее Сайт и (или) направляющее Оператору сообщение или заявку через размещённые на Сайте формы, мессенджеры, телефон или электронную почту.

2.4. Заказчик — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, обратившееся к Оператору за оказанием услуг по подбору персонала, построению HR-системы, HR-аутсорсингу или иных услуг Оператора.

2.5. Представитель Заказчика — физическое лицо, действующее от имени Заказчика: руководитель, сотрудник, иное уполномоченное лицо, чьи контактные и служебные данные передаются Оператору для взаимодействия.

2.6. Кандидат — физическое лицо, рассматриваемое Оператором в качестве возможного кандидата на замещение вакантной должности либо на выполнение работ (оказание услуг) по гражданско-правовому договору в интересах Заказчика.

2.7. Партнёр — физическое или юридическое лицо, участвующее в партнёрской программе Оператора.

3. Категории субъектов персональных данных

3.1. Оператор обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:

• Пользователи Сайта — лица, направившие заявку или сообщение, а также лица, чьи технические данные обрабатываются при посещении Сайта;
• Представители Заказчиков — на этапе переговоров, заключения и исполнения договоров;
• Партнёры и их представители;
• Кандидаты — данные которых Оператор получает вне Сайта: непосредственно от самих Кандидатов при обращении по телефону, электронной почте, в мессенджерах или на собеседовании, из открытых источников и специализированных сервисов поиска персонала, а также по рекомендации третьих лиц;
• работники Оператора и лица, состоящие с Оператором в гражданско-правовых отношениях, — в объёме и порядке, установленных трудовым и налоговым законодательством; обработка данных этой категории настоящей Политикой не регулируется в части, урегулированной локальными актами Оператора по трудовым отношениям.

3.2. Сайт не предназначен для использования лицами, не достигшими возраста 18 лет. Оператор не осуществляет целенаправленный сбор персональных данных несовершеннолетних через Сайт. Если Оператору станет известно, что через Сайт получены персональные данные несовершеннолетнего без согласия его законного представителя, такие данные подлежат удалению.

4. Состав обрабатываемых персональных данных

4.1. При направлении заявки или сообщения через формы Сайта, мессенджеры, телефон или электронную почту Оператор обрабатывает:

• имя (а также фамилию и отчество — если они указаны Пользователем);
• наименование организации и должность — если они указаны;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• идентификатор в мессенджере (Telegram, МАКС и иные сервисы обмена сообщениями) — при обращении через мессенджер;
• содержание сообщения, комментария или запроса, включая любые сведения, которые Пользователь сообщил по своей инициативе;
• сведения о запрашиваемой услуге, регионе, отрасли, количестве и характере требуемого персонала.

4.2. Автоматически при посещении Сайта обрабатываются технические данные: IP-адрес, сведения о браузере и операционной системе (user-agent), дата и время обращения, адрес страницы, с которой совершён переход (реферер), просмотренные страницы и действия на них, идентификаторы файлов cookie, метки рекламных кампаний (utm-метки и аналогичные параметры адреса страницы).

4.3. При использовании размещённых на Сайте интерактивных инструментов (калькуляторов, опросов, диагностик) обрабатываются введённые Пользователем ответы и полученный результат — в объёме, в котором Пользователь направил их Оператору вместе с заявкой. Если Пользователь не направляет заявку, результат работы такого инструмента Оператору не передаётся.

4.4. В отношении Представителей Заказчиков и Партнёров дополнительно обрабатываются: должность, служебные контактные данные, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия, сведения, необходимые для заключения и исполнения договора и для расчётов, включая реквизиты для выплаты вознаграждения и сведения, необходимые для исполнения обязанностей налогового агента.

4.5. В отношении Кандидатов Оператор обрабатывает данные, необходимые для подбора персонала: фамилию, имя, отчество, дату рождения и возраст, пол, гражданство, город проживания и готовность к переезду или выезду, контактные данные, сведения об образовании, квалификации, удостоверениях и допусках, опыте работы, желаемой должности и уровне дохода, содержание резюме и сопроводительных материалов, результаты собеседований и профессиональных интервью, а также иные сведения, сообщённые Кандидатом. Сбор данных Кандидатов через Сайт не осуществляется.

4.6. Оператор не обрабатывает биометрические персональные данные и специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь), за исключением случаев, когда обработка прямо предусмотрена законом. Фотография и аудио- или видеозапись, полученные для целей подбора персонала и деловой коммуникации, используются исключительно для идентификации личности при общении и не обрабатываются Оператором с целью установления личности по биометрическим характеристикам, то есть биометрическими персональными данными в смысле ст. 11 Закона о персональных данных не являются.

4.7. Оператор не проверяет достоверность сообщённых сведений и исходит из того, что Пользователь предоставляет достоверные данные и вправе их предоставить. Указывая данные третьего лица (например, контактные данные коллеги или руководителя), Пользователь подтверждает, что получил согласие этого лица.

5. Цели обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется в следующих целях:

• рассмотрение заявок и обращений, поступивших через Сайт, мессенджеры, по телефону и электронной почте, и направление ответа на них;
• проведение переговоров об оказании услуг: уточнение задачи, требований к персоналу, условий и стоимости, подготовка коммерческого предложения и расчёта;
• заключение, исполнение, изменение и расторжение договоров об оказании услуг, ведение расчётов и первичного учёта;
• оказание услуг по подбору персонала: поиск, отбор и оценка Кандидатов, подготовка и направление Заказчику информации о Кандидатах, организация собеседований, сопровождение выхода на работу, гарантийная замена;
• оказание услуг по построению HR-системы, HR-консалтингу и HR-аутсорсингу, включая аудит и описание процессов, разработку документов и систем мотивации;
• ведение телефонных переговоров и переписки в мессенджерах и по электронной почте, в том числе запись телефонных разговоров для подтверждения договорённостей, контроля качества и обучения сотрудников;
• ведение базы обращений и клиентской базы Оператора (CRM), учёт истории взаимодействия и источников обращения;
• формирование и ведение базы Кандидатов (кадрового резерва) для последующего предложения им подходящей работы;
• проверка сведений, сообщённых Кандидатом, в том числе получение рекомендаций у указанных Кандидатом лиц;
• организация выезда Кандидата к месту работы, если это предусмотрено условиями вакансии, включая передачу необходимых сведений перевозчикам и принимающей стороне;
• участие в партнёрской программе Оператора, учёт приведённых Партнёром обращений, расчёт и выплата вознаграждения, исполнение обязанностей налогового агента;
• направление информационных и рекламных сообщений — при наличии отдельного согласия;
• обеспечение работоспособности и безопасности Сайта, защита от автоматизированных обращений и злоупотреблений, ведение технических журналов;
• сбор статистики посещаемости и анализ эффективности рекламных каналов, улучшение содержания Сайта;
• рассмотрение претензий, защита прав и законных интересов Оператора, в том числе в суде;
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации, включая налоговое и бухгалтерское законодательство.

5.2. Оператор не принимает в отношении субъектов персональных данных решений, порождающих юридические последствия или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки.

6. Правовые основания обработки

6.1. Правовыми основаниями обработки персональных данных являются:

• согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных);
• необходимость исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также заключение договора по инициативе субъекта (п. 5 ч. 1 ст. 6);
• необходимость осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных (п. 7 ч. 1 ст. 6) — в частности, при ведении клиентской базы и базы обращений, поиске Заказчиков, обеспечении безопасности Сайта, рассмотрении претензий и защите прав Оператора;
• необходимость исполнения возложенных на Оператора законодательством функций и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6);
• Конституция Российской Федерации, Гражданский, Трудовой и Налоговый кодексы Российской Федерации, Федеральные законы от 27.07.2006 № 152-ФЗ и № 149-ФЗ, от 13.03.2006 № 38-ФЗ, устав Оператора, заключённые договоры.

6.2. Направление рекламных и информационных сообщений осуществляется исключительно при наличии предварительного согласия получателя, полученного отдельно от иных согласий (ч. 1 ст. 18 Федерального закона «О рекламе»).

7. Порядок и условия обработки

7.1. Обработка осуществляется способами: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение — с использованием средств автоматизации и без них, а также смешанным способом.

7.2. Обработка осуществляется на законной и справедливой основе, ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей. Обрабатываются только те данные, которые отвечают целям обработки; их содержание и объём не избыточны по отношению к заявленным целям.

7.3. Не допускается объединение баз данных, обработка персональных данных в которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

7.4. Оператор обеспечивает точность персональных данных, их достаточность и, в необходимых случаях, актуальность по отношению к целям обработки, а также принимает меры по удалению или уточнению неполных и неточных данных.

7.5. Условием прекращения обработки является достижение целей обработки, истечение срока действия согласия, отзыв согласия (при отсутствии иного правового основания), выявление неправомерной обработки, ликвидация Оператора либо соответствующее требование субъекта персональных данных.

8. Передача персональных данных третьим лицам

8.1. Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам, кроме случаев, указанных в настоящем разделе, и случаев, предусмотренных законом.

8.2. Персональные данные Кандидатов передаются Заказчику, в интересах которого осуществляется подбор, — в объёме, необходимом для принятия решения о трудоустройстве или заключении гражданско-правового договора. Передача осуществляется на основании согласия Кандидата. Заказчик, получивший персональные данные Кандидата, становится самостоятельным оператором этих данных и несёт самостоятельную ответственность за их дальнейшую обработку. Оператор не обрабатывает персональные данные по поручению Заказчика, если иное прямо не предусмотрено отдельным договором.

8.3. Персональные данные передаются лицам, привлекаемым Оператором для обеспечения работы Сайта и деловых процессов, на основании договоров, содержащих обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к безопасности персональных данных (поручение обработки в порядке ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных):

• организации, предоставляющей услуги хостинга и размещения Сайта на серверах, расположенных на территории Российской Федерации;
• оператору сервиса веб-аналитики (ООО «ЯНДЕКС») — в объёме технических данных, указанных в пункте 4.2 настоящей Политики;
• операторам связи и провайдерам услуг телефонии — в объёме, необходимом для организации телефонных соединений и хранения записей разговоров;
• сервисам электронной почты и рассылок — в объёме, необходимом для направления сообщений;
• бухгалтерским, аудиторским и юридическим консультантам — в объёме, необходимом для оказания ими услуг Оператору.

8.4. Передача информации в сервисы обмена сообщениями (Telegram, МАКС и иные мессенджеры) осуществляется при обращении Пользователя через соответствующий мессенджер, а также при направлении Оператору заявки, уведомление о которой поступает сотруднику Оператора в мессенджер. Обмен сообщениями между лицами, находящимися на территории Российской Федерации, не является трансграничной передачей персональных данных. Пользователь, выбирая мессенджер как способ связи, соглашается с тем, что содержание переписки обрабатывается также владельцем соответствующего сервиса на условиях, установленных этим сервисом.

8.5. Персональные данные передаются органам государственной власти, органам местного самоуправления и иным уполномоченным лицам по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

8.6. Оператор вправе использовать обезличенные и агрегированные сведения (в том числе статистику обращений и результаты подбора без указания имён) в аналитических, маркетинговых и рекламных целях. Сведения о выполненных проектах публикуются Оператором в обезличенном виде; наименование Заказчика указывается только с его согласия.

9. Локализация и трансграничная передача

9.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона о персональных данных).

9.2. Оператор не осуществляет целенаправленную трансграничную передачу персональных данных иностранным юридическим и физическим лицам в целях, указанных в разделе 5 настоящей Политики.

9.3. Если в ходе работы возникнет необходимость передачи персональных данных на территорию иностранного государства, такая передача будет осуществлена не ранее подачи в Роскомнадзор уведомления о намерении осуществлять трансграничную передачу персональных данных и с соблюдением требований ст. 12 Закона о персональных данных.

9.4. Использование сервисов обмена сообщениями и электронной почты для деловой переписки регулируется пунктом 8.4 настоящей Политики.

10. Сроки хранения

10.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения не установлен федеральным законом или договором.

10.2. Установлены следующие сроки:

10.3. По истечении срока хранения, а также при достижении цели обработки, отзыве согласия или получении требования субъекта персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию. Уничтожение подтверждается актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе, оформляемыми по форме, установленной приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

10.4. При отзыве согласия обработка прекращается в срок, не превышающий 30 дней, за исключением случаев, когда обработка продолжается на ином правовом основании: для исполнения договора, для исполнения обязанностей, возложенных законом, а также для защиты прав и законных интересов Оператора.

11. Права субъекта персональных данных

11.1. Субъект персональных данных имеет право:

• получать сведения, касающиеся обработки его персональных данных, в объёме, предусмотренном ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• заявить требование о прекращении обработки персональных данных в целях продвижения товаров, работ и услуг на рынке (ч. 2 ст. 15 Закона о персональных данных);
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в судебном порядке.

11.2. Обращения направляются на адрес электронной почты info@hrfreebrand.ru либо по почтовому адресу Оператора. В обращении указываются: фамилия, имя, отчество; сведения, подтверждающие участие в отношениях с Оператором (номер телефона, адрес электронной почты, дата обращения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки данных Оператором; подпись субъекта или его представителя. Обращение может быть направлено в электронной форме и подписано электронной подписью.

11.3. Оператор рассматривает обращение и даёт ответ в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения. Указанный срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением субъекту уведомления о продлении с обоснованием причин.

11.4. Отзыв согласия направляется в свободной форме на адрес info@hrfreebrand.ru. Отказ от получения рассылок дополнительно возможен по ссылке отказа в письме или командой в мессенджере.

11.5. Оператор вправе отказать в предоставлении сведений при наличии оснований, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, с мотивированным ответом в тот же срок.

12. Меры по обеспечению безопасности

12.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления и распространения, в том числе:

• назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;
• утверждение и применение локальных актов по вопросам обработки и защиты персональных данных, ознакомление с ними работников;
• определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах и применение мер, соответствующих определённому уровню защищённости;
• ограничение круга лиц, имеющих доступ к персональным данным, разграничение прав доступа и парольная защита;
• использование защищённого соединения (HTTPS) при передаче данных с Сайта;
• размещение файлов журналов и служебных файлов вне общедоступной части Сайта;
• регулярное резервное копирование;
• контроль за принимаемыми мерами и оценка их эффективности.

12.2. В случае выявления неправомерной или случайной передачи персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, Оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов о факте инцидента и в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования (ч. 3.1 ст. 21 Закона о персональных данных).

12.3. Оператор не несёт ответственности за сведения, разглашённые самим субъектом персональных данных публично или сообщённые им третьим лицам.

13. Сведения об использовании файлов cookie

13.1. Сайт использует файлы cookie и аналогичные технологии. Порядок их использования, категории файлов cookie и порядок управления ими определены Политикой использования файлов cookie и применения рекомендательных технологий (Приложение № 3 к настоящей Политике).

13.2. Обязательные (технические) файлы cookie используются на основании п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных. Аналитические и рекламные файлы cookie используются только при наличии согласия Пользователя, выраженного активным действием.

14. Обработка данных, полученных не от субъекта

14.1. Если персональные данные Кандидата получены Оператором не от самого Кандидата (из открытых источников, специализированных сервисов поиска персонала, по рекомендации третьих лиц), Оператор до начала обработки таких данных предоставляет Кандидату сведения, предусмотренные ч. 3 ст. 18 Закона о персональных данных: наименование и адрес Оператора, цель обработки и её правовое основание, предполагаемые пользователи данных, права субъекта, источник получения данных.

14.2. Указанные сведения предоставляются при первом контакте с Кандидатом — в телефонном разговоре, в сообщении в мессенджере или в письме, — со ссылкой на настоящую Политику.

15. Приложения

15.1. Неотъемлемой частью настоящей Политики являются:

• Приложение № 1 — Согласие на обработку персональных данных;
• Приложение № 2 — Согласие на получение рекламных и информационных рассылок;
• Приложение № 3 — Политика использования файлов cookie и применения рекомендательных технологий.

16. Заключительные положения

16.1. Настоящая Политика вступает в силу с даты её размещения на Сайте и действует бессрочно до замены её новой редакцией.

16.2. Вопросы, не урегулированные настоящей Политикой, разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

16.3. По всем вопросам, связанным с обработкой персональных данных, следует обращаться по адресу info@hrfreebrand.ru.